Vị trí công việc nhân viên văn phòng liệu có thật sự hấp dẫn

Nhân viên văn phòng là một trong những nhóm ngành nghề được lựa chọn nhiều nhất hiện nay, phù hợp với nhiều đối tượng và độ tuổi. Vậy nhân viên văn phòng là gì, cần phải làm những gì, lợi ích công việc và cách tìm việc nhanh nhất?

Tìm hiểu nhân viên văn phòng là gì, làm gì?

Nhân viên văn phòng là làm gì?

Khái niệm chung và phân loại nhân viên văn phòng là gì

Nhân viên văn phòng có tên tiếng Anh là Office staff, là một thuật ngữ dùng để chỉ một bộ phận nhân viên tại một cơ quan, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp hay quy mô việc làm có tổ chức, thực hiện các công việc nhất định về hành chính, văn phòng. 

Vị trí công việc nhân viên văn phòng số lượng nhiều hay ít sẽ phụ thuộc vào quy mô của cơ sở tuyển dụng, song đơn vị nào cũng cần có. Vị trí công việc này có đặc điểm là đa phần không yêu cầu quá cao về kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, thường không làm một công việc nhất định mà sẽ làm đa dạng nhóm công việc. Tuy nhiên, xét về tính chất tổ chức đơn vị thì có thể chia nhân viên văn phòng thành một số vị trí nhân viên văn phòng như sau:

• Nhân viên văn phòng chức năng: Là bộ phận nhân viên văn phòng trực thuộc cơ quan Nhà nước.

• Nhân viên văn phòng doanh nghiệp tư nhân

• Nhân viên văn phòng ảo

Các vị trí công việc nhân viên văn phòng

Vị trí nhân viên văn phòng thực hiện chức năng quản lý, giám sát

Tùy thuộc vào tính chất của cơ sở làm việc, thuộc phân khu nào, chức năng gì, kinh doanh cơ sở vật chất nào mà vị trí văn phòng quản lý sẽ có chức năng chuyên môn nhất định, song nhóm công việc cơ bản của vị trí công việc này là 2 mảng cơ bản: Quản lý nhân sự và quản lý cơ sở vật chất, hạ tầng.

Cụ thể:

• Quản lý, theo dõi, giám sát nhân sự công ty, chấm công, báo cáo hoạt động công việc ngày/ tháng / năm.

• Quản lý toàn bộ văn phòng phẩm 

• Quản lý và theo dõi tài sản, cơ sở vật chất, hạ tầng của công ty cũng như nhu cầu về dụng cụ làm việc của các bộ phận nhân viên chức năng khác, theo dõi, thu mua và xử lý vật chất khi cần thiết.

Vị trí nhân viên văn phòng chức năng lễ tân

Đây là một trong những vị trí công việc có tính đặc thù là phù hợp với nữ. Vị trí này thực hiện các chức năng công việc cụ thể là:

• Đón tiếp khách hàng

• Xử lý tình huống cụ thể và thông tin khách hàng

• Trả lời điện thoại, hướng dẫn khách hàng cụ thể

• Hỗ trợ sự kiện, hội thảo, họp và các công việc phát sinh của công ty, doanh nghiệp. 

Vị trí nhân viên văn phòng thực hiện công tác văn thư

Vị trí nhân viên văn thư có những đòi hỏi nhất định về bằng cấp, chuyên môn, thường sẽ phải tốt nghiệp đúng ngành văn thư - lưu trữ hoặc tối thiểu phải có chứng chỉ hành nghề.

Vị trí công việc nhân viên văn phòng văn thư sẽ bao quát hầu hết lĩnh vực văn thư, công văn, giấy tờ 2 chiều: Từ trong ra ngoài và tiếp nhận từ ngoài vào công ty. Cụ thể:

• Tiếp nhận và xử lý công văn thư gửi đến

• Lập trình và xử lý công văn thư gửi đi, chịu trách nhiệm quản lý, giám sát và chịu trách nhiệm

• Lưu trữ giấy tờ, văn bản, hợp đồng, tài liệu, … của công ty

• In ấn tài liệu, nhập liệu dữ liệu hồ sơ, báo cáo quản lý chi tiết

Vị trí nhân viên văn phòng hỗ trợ

Công việc hỗ trợ tuy không khó nhưng thường sẽ phải làm nhiều công việc khác nhau, có thể cần đến chuyên môn hoặc không, ví dụ:

• Hỗ trợ bộ phận thiết kế, lên kế hoạch sản xuất

• Hỗ trợ dự án, tư vấn khách hàng

• Hỗ trợ mảng kinh doanh (tuy nhiên ít phải chịu trách nhiệm về doanh số và lợi nhuận thu về)

• Hỗ trợ mảng giấy tờ, hồ sơ

• Hỗ trợ đối ngoại văn phòng

Vị trí nhân viên văn phòng hỗn hợp hay bán kinh doanh

Vị trí nhân viên bán kinh doanh (hay còn gọi là bán sale) là một trong những vị trí nhân viên văn phòng phổ biến nhất hiện nay.

Ngoài đơn vị việc làm là các cơ quan Nhà nước, đoàn thể, tổ chức chính phủ, thì những công ty tư nhân cần đảm bảo tối thiểu là lợi nhuận ngang bằng vốn đầu tư để duy trì và phát triển lâu dài. Do đó, số lượng nhân viên kinh doanh là rất cần thiết. Ngoài bộ phận kinh doanh chính, marketing, sale, thì bộ phận bán sale văn phòng sẽ vừa làm hồ sơ và làm 1 phần công việc liên quan đến kinh doanh, ví dụ như:

• Nhân viên văn phòng tư vấn tuyển sinh tại các trường Cao đẳng/ Đại học (tư nhân)

• Nhân viên chăm sóc khách hàng

Học khối ngành nào có thể làm nhân viên văn phòng

Học gì để làm nhân viên văn phòng?

Vị trí nhân viên văn phòng tiếp nhận hầu hết tất cả các khối ngành đầu ra tại các trường Trung cấp/ Cao đẳng/ Đại học về các lĩnh vực tự nhiên, xã hội và nhân văn, trong đó đảm bảo được một số yêu cầu nhất định là:

• Ưu tiên tốt nghiệp Trung cấp/ Cao đẳng/ Đại học chính quy hoặc tại chức

• Có khả năng làm việc cá nhân, làm việc nhóm và trách nhiệm với công việc

• Có những kiến thức chuyên môn và ưu tiên kinh nghiệm đối với lĩnh vực ứng tuyển

Lợi ích của việc làm nhân viên văn phòng

Việc làm nhân viên văn phòng có những ý nghĩa nhất định trong việc giải quyết vấn đề việc làm ở nước ta hiện nay, cung cấp một số lượng lớn các vị trí công việc yêu cầu kinh nghiệm và không yêu cầu kinh nghiệm, yêu cầu bằng cấp và không yêu cầu bằng cấp, chấp nhận sinh viên chờ bằng.

Việc làm văn phòng đa phần không quá nặng nhọc, áp lực về tay chân, tạo cơ hội việc làm gắn bó lâu dài cho người lao động.

Thu nhập của nhân viên văn phòng ổn định, đảm bảo nhiều mức sống cho các đối tượng lao động khác nhau.

Tuyển dụng và tìm kiếm việc làm nhân viên văn phòng nhìn chung khá đơn giản so với các nhóm ngành nghề khác.

Hướng dẫn tìm việc làm, có thể tìm việc làm nhân viên văn phòng ở đâu?

Có nhiều cách để tìm kiếm một công việc nhân viên văn phòng tốt, phù hợp với năng lực, kiến thức, kinh nghiệm cũng như nhu cầu về thu nhập.

Bạn có thể tìm kiếm việc làm văn phòng nhanh và dễ dàng nhất qua:

• Các trang website tìm kiếm việc làm: Truy cập website vieclam123.vn 

• Tìm việc làm văn phòng qua các trang mạng xã hội: Facebook, Zalo, Instagram, …

• Tìm việc làm qua các trung tâm tìm kiếm việc làm

• Tìm việc văn phòng qua các bảng tin, quảng cáo tuyển dụng trực tiếp tại đơn vị ở hình thức: Tờ quảng cáo, tờ rơi, tin đăng văn bản.

Trên đây là một số những thông tin cơ bản về việc làm nhân viên văn phòng. Nếu bạn có nhu cầu tìm kiếm việc làm nhân viên văn phòng nhanh, tiết kiệm chi phí và thời gian.