Qa là gì? Khái niệm, quy trình, công việc

Bạn đã từng nghe nói đến qa bao giờ chưa? Nếu bạn không biết qa là gì hay chưa hiểu rõ về qa thì đây là bài viết dành cho bạn. Trong bài viết này, tôi sẽ cung cấp cho bạn những gì bạn cần để hiểu về qa, cách để bắt đầu quy trình qa cũng như để biết về tầm quan trọng của nó và biết những công việc cụ thể của nhân viên qa.

Qa là gì?

Trước khi tìm hiểu về qa (quality assurance) là gì hãy cùng tìm hiểu

Chất lượng là gì?

Chất lượng là thứ cực kỳ khó xác định, và nó chỉ đơn giản là: "Phù hợp cho sử dụng hoặc mục đích." Đó là tất cả về việc đáp ứng nhu cầu và mong đợi của khách hàng về chức năng, thiết kế, độ tin cậy, độ bền và giá cả của sản phẩm.

Đảm bảo là gì?

Đảm bảo là những tuyên bố tích cực về sản phẩm hoặc dịch vụ, điều này mang lại sự tự tin. Đó là sự chắc chắn của một sản phẩm hoặc một dịch vụ, nó sẽ hoạt động tốt. Nó cung cấp một đảm bảo rằng sản phẩm sẽ hoạt động mà không có bất kỳ vấn đề nào đi ngược lại mong đợi hoặc yêu cầu.

Vậy qa là gì?

Qa thường được gọi là Kiểm tra QA , được định nghĩa là một hoạt động để đảm bảo rằng một tổ chức đang cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ tốt nhất có thể cho khách hàng. QA tập trung vào việc cải thiện các quy trình để cung cấp sản phẩm có chất lượng cho khách hàng. Một tổ chức phải đảm bảo rằng các quy trình có hiệu lực và hiệu quả theo các tiêu chuẩn chất lượng được xác định theo các sản phẩm phần mềm.

Một hệ thống đảm bảo chất lượng nhằm tăng niềm tin của khách hàng và uy tín của công ty, đồng thời cải thiện quy trình và hiệu quả công việc, và nó cho phép một công ty cạnh tranh tốt hơn với những người khác.

QA thường gắn liền với tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 . Nhiều công ty sử dụng ISO 9000 để đảm bảo rằng hệ thống đảm bảo chất lượng của họ được áp dụng và mang lại hiệu quả.

Khái niệm QA như một thực tiễn chính thức bắt đầu trong ngành sản xuất, và nó đã lan rộng ra hầu hết các ngành công nghiệp, bao gồm cả phát triển phần mềm.

Công dụng, nhiệm vụ

• Công dụng

QA giúp một công ty tạo ra các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu, mong đợi của khách hàng. Nó mang lại chất lượng dịch vụ sản phẩm cao, xây dựng niềm tin và lòng trung thành với khách hàng. Các tiêu chuẩn và quy trình được xác định bởi một chương trình đảm bảo chất lượng giúp ngăn ngừa lỗi sản phẩm trước khi chúng phát sinh.

• Nhiệm vụ

• Chuyển giao công nghệ: Nhiệm vụ này liên quan đến việc lấy tài liệu thiết kế sản phẩm cũng như thử và đánh giá lỗi sản phẩm. Các tài liệu đó sẽ được phân phối, kiểm tra và phê duyệt

• Xác nhận: Ở đây kế hoạch tổng thể xác nhận cho toàn bộ hệ thống được chuẩn bị. Các tiêu chí kiểm tra được phê duyệt để xác nhận sản phẩm và quy trình được thiết lập

• Tài liệu: Nhiệm vụ chính ở đây là kiểm soát việc phân phối và lưu trữ tài liệu. Mọi thay đổi trong tài liệu đều được thực hiện bằng cách áp dụng quy trình kiểm soát thay đổi phù hợp.

• Đảm bảo chất lượng sản phẩm

• Phát triển kế hoạch cải tiến chất lượng

Phân biệt qa vs qc

Một số người có thể nhầm lẫn giữa thuật ngữ đảm bảo chất lượng (qa) với kiểm soát chất lượng (qc). Mặc dù hai khái niệm có nhiều điểm tương đồng, vẫn tồn tại những khác biệt quan trọng giữa chúng.

Trên thực tế, QA cung cấp các hướng dẫn tổng thể được sử dụng ở bất cứ đâu và QC là một quy trình tập trung vào sản xuất - cho những việc như kiểm tra. QA là bất kỳ quy trình có hệ thống nào để đảm bảo sản phẩm đáp ứng các yêu cầu cụ thể, trong khi QC giải quyết các vấn đề khác, chẳng hạn như kiểm tra riêng lẻ hoặc lỗi.

Về mặt phát triển phần mềm , các thực tiễn QA tìm cách ngăn chặn mã hoặc sản phẩm bị trục trặc, trong khi QC thực hiện kiểm tra và khắc phục sự cố và sửa mã.

Phương pháp, quy trình, công cụ

• Phương pháp

Qa sử dụng một trong ba phương pháp:

• Kiểm tra sai sót: liên tục kiểm tra một sản phẩm để xác định xem nó bị hỏng hay có sai sót gì không. Đối với các sản phẩm vật lý cần chịu được áp lực, điều này có thể liên quan đến việc kiểm tra sản phẩm dưới sức nóng, áp suất hoặc độ rung. Đối với các sản phẩm phần mềm, kiểm tra lỗi có thể liên quan đến việc đặt phần mềm trong điều kiện sử dụng hoặc tải cao.

• Kiểm soát quá trình thống kê (SPC) , một phương pháp dựa trên dữ liệu khách quan và phân tích và được phát triển bởi Walter Shewhart tại Công ty Western Electric và Phòng thí nghiệm Điện thoại Bell trong những năm 1920 và 1930. Phương pháp này sử dụng các phương pháp thống kê để quản lý và kiểm soát việc sản xuất sản phẩm.

• Quản lý chất lượng toàn diện (TQM): áp dụng các phương pháp định lượng làm cơ sở cho cải tiến liên tục. TQM dựa vào thực tế, dữ liệu và phân tích để hỗ trợ lập kế hoạch sản phẩm và đánh giá hiệu suất.

• Quy trình

Có bảy bước để tiến hành quá trình kiểm tra chất lượng:

• Bước 1: Xác định mục tiêu của Tổ chức

Quá trình đảm bảo chất lượng bắt đầu bằng cách xác định cách thức công việc của nhân viên gắn liền với mục tiêu của công ty hoặc tổ chức của bạn. Nhân viên cần biết sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị của tổ chức, cách nó liên quan đến công ty và vai trò của nó trong đó. Tất cả nhân viên mới sẽ nhận được một định hướng kỹ lưỡng liên quan đến tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị và mục tiêu của công ty. Biết các mục tiêu cá nhân của họ và cách nó liên hệ đến các mục tiêu của tổ chức là bước đầu tiên trong quy trình đảm bảo chất lượng.

• Bước 2: Xác định các yếu tố thành công quan trọng

Các yếu tố làm cho hệ thống đảm bảo chất lượng của một tổ chức thành công cần được xác định. Những yếu tố này có thể là một quy trình sản xuất được thiết kế tốt, sản phẩm tuyệt vời, hỗ trợ kỹ thuật, hỗ trợ khách hàng , bảo mật tài chính hoặc sự hài lòng của nhân viên. Lập danh sách các yếu tố chính ảnh hưởng đến quá trình đảm bảo chất lượng để liên tục và quản lý nhất quán các yếu tố đó.

• Bước 3: Xác định khách hàng nội bộ và bên ngoài

Xác định các nhóm khách hàng quan trọng làm cho hệ thống đảm bảo chất lượng của bạn hoạt động. Biết những khách hàng này và nhu cầu của họ có thể giúp bạn phát triển các chương trình và dịch vụ cho những người này. Thông thường khách hàng là nhà cung cấp, nhân viên, tình nguyện viên hoặc khách hàng trực tiếp.

• Bước 4: Phản hồi của khách hàng

Phản hồi của khách hàng là rất cần thiết trong quá trình đảm bảo chất lượng. Phản hồi khách hàng nhất quán cho phép các tổ chức phát hiện và giải quyết các vấn đề chất lượng trước khi nó trở thành một vấn đề nghiêm trọng.

• Phản hồi của khách hàng có thể thu được thông qua khảo sát khách hàng thường xuyên, qua điện thoại, email, hoặc gặp trực tiếp.

• Gọi cho khách hàng sau khi họ mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ là một cơ chế phản hồi dễ dàng để xác định sự hài lòng của khách hàng .

• Một phương pháp khác để xem xét là khảo sát trực tiếp sau khi công việc hoặc sản phẩm được giao.

• Một phương pháp quan trọng để theo dõi sự hài lòng (không hài lòng) của khách hàng là xem xét các khiếu nại của khách hàng và các sản phẩm trả lại.

Dù tổ chức của bạn sử dụng phương pháp nào, mục tiêu là phản hồi liên tục từ khách hàng của bạn để đảm bảo quá trình quản lý chất lượng thành công.

• Bước 5: Thực hiện cải tiến liên tục

Đảm bảo chất lượng đồng nghĩa với cải tiến liên tục. Các kết quả hoặc thông tin được đưa ra từ khảo sát của một tổ chức hoặc các công cụ phản hồi khách hàng khác hiện phải được sử dụng để thực hiện các thay đổi cần thiết cho quy trình đảm bảo chất lượng.

Điều này có thể đòi hỏi sự phát triển lãnh đạo nhiều hơn, đào tạo dịch vụ khách hàng, trình độ nhân viên cao hơn, điều chỉnh quy trình sản xuất, thay đổi sản phẩm hoặc dịch vụ bạn sản xuất hoặc cung cấp, v.v.

Yếu tố thiết yếu là nghiên cứu các phản hồi nhận được và sử dụng nó để liên tục cải tiến các quy trình của tổ chức trong việc cung cấp các sản phẩm và dịch vụ mà công ty bán cho khách hàng của mình.

• Bước 6: Chọn Phần mềm quản lý chất lượng

Chọn phần mềm đảm bảo chất lượng không chỉ giúp bạn thực hiện quy trình đảm bảo chất lượng mà còn giúp bạn duy trì và cải thiện quy trình.

• Bước 7: Đo lường kết quả

Đo lường kết quả của bạn. Mặc dù có thể có nhiều lý do để thực hiện quy trình đảm bảo chất lượng, một trong những mục tiêu chính của bạn là đảm bảo tổ chức của bạn đáp ứng nhu cầu của khách hàng. 

Ngay từ giây phút đầu tiên, hãy chắc chắn rằng có những mục tiêu để làm thước đo và mọi người tham gia đều biết những gì cần phải đạt được. Khi nó không đạt được tiêu chí, hãy đảm bảo mọi người đều rõ ràng về những hành động khắc phục cần thiết là cần thiết để đảm bảo sự hài lòng và hài lòng của khách hàng .

• Công cụ và kỹ thuật

Có nhiều công cụ và kỹ thuật tạo thành nền tảng của các nguyên tắc đảm bảo chất lượng chính. Một số trong số này bao gồm.

• Phân tích lợi ích chi phí

• Chi phí chất lượng (COQ)

• Bảng kiểm soát

• Điểm chuẩn

• Thiết kế thí nghiệm (DOE)

• Lấy mẫu thống kê

• Biểu đồ dòng chảy

• Phương pháp quản lý chất lượng (ví dụ Six Sigma , CMMI, v.v.)

• Sơ đồ nguyên nhân và hiệu quả (tức là sơ đồ xương cá )

• Biểu đồ

• Biểu đồ Pareto

• Chạy biểu đồ

• Sơ đồ phân tán

• Kiểm tra

5. Áp dụng công nghiệp

Sau đây là một vài ví dụ về đảm bảo chất lượng được sử dụng bởi các ngành công nghiệp:

• Sản xuất: ngành công nghiệp chính thức hóa kỷ luật đảm bảo chất lượng. Các nhà sản xuất cần đảm bảo rằng các sản phẩm lắp ráp được tạo ra không có khiếm khuyết và đáp ứng các yêu cầu và thông số kỹ thuật của sản phẩm được xác định.

• Sản xuất thực phẩm: sử dụng hệ thống tia X cùng với các kỹ thuật khác, để phát hiện các chất gây ô nhiễm vật lý trong quá trình sản xuất thực phẩm. Các hệ thống X-quang đảm bảo rằng các chất gây ô nhiễm được loại bỏ và loại bỏ trước khi các sản phẩm rời khỏi nhà máy.

• Dược phẩm: sử dụng các phương pháp đảm bảo chất lượng khác nhau trong từng giai đoạn phát triển của thuốc. Trong các giai đoạn khác nhau, các quy trình QA bao gồm xem xét tài liệu, phê duyệt hiệu chuẩn thiết bị, xem xét hồ sơ đào tạo, xem xét hồ sơ sản xuất và điều tra lợi nhuận thị trường

Ưu và nhược điểm của QA

Chất lượng sản phẩm và dịch vụ là sự khác biệt cạnh tranh quan trọng. Đảm bảo chất lượng giúp đảm bảo rằng các tổ chức tạo ra và vận chuyển các sản phẩm không có lỗi và đáp ứng nhu cầu và mong đợi của khách hàng. Sản phẩm chất lượng cao dẫn đến khách hàng hài lòng, có thể dẫn đến lòng trung thành của khách hàng , mua lặp lại, bán hàng và vận động.

Đảm bảo chất lượng có thể dẫn đến giảm chi phí xuất phát từ việc ngăn ngừa lỗi sản phẩm. Nếu một sản phẩm được chuyển đến khách hàng và phát hiện ra lỗi, một tổ chức phải chịu chi phí hỗ trợ khách hàng, chẳng hạn như nhận được báo cáo lỗi và xử lý sự cố. Nó cũng giảm được chi phí trong việc giải quyết lỗi, chẳng hạn như thời gian dịch vụ hoặc kỹ thuật để sửa lỗi, kiểm tra để xác nhận sửa chữa và chi phí để đưa sản phẩm cập nhật ra thị trường.

Mặt khác, QA đòi hỏi một khoản đầu tư đáng kể vào con người và quy trình. Mọi người phải xác định quy trình công việc và giám sát việc thực hiện bởi các thành viên của nhóm QA. Đây có thể là một quá trình tốn thời gian tác động đến ngày giao sản phẩm. Tuy nhiên, đó chỉ là những nhược điểm rất nhỏ và không đáng kể bởi không có QA, những bất lợi nghiêm trọng hơn sẽ phát sinh, chẳng hạn như lỗi sản phẩm và sự không hài lòng của thị trường hoặc từ chối sản phẩm.

Nhân viên Qa là gì

Nếu bạn có đam mê và muốn théo đuổi ngành QA, bạn có thể xem xét đến các vị trí như kỹ sư QA, chuyên gia phân tích QA và tự động hóa thử nghiệm QA. Các kỹ sư của QA giám sát và kiểm tra phần mềm thông qua sự phát triển. Chuyên viên phân tích QA sẽ theo dõi ý nghĩa và thực tiễn của QA qua các chu kỳ phát triển phần mềm. Tự động hóa kiểm tra QA yêu cầu cá nhân tạo các chương trình để tự động hóa quy trình QA.

Mặc dù tính chất chính xác của công việc đảm bảo chất lượng sẽ khác nhau dựa trên ngành cụ thể, các nhiệm vụ, nhiệm vụ và các kỹ năng chính liên quan đến việc đảm bảo sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng cần thiết được xác định rõ cho vị trí chuyên gia đảm bảo chất lượng. Nhưng những điều sau đây là những vấn đề cơ bản cho các nhân viên QA nói chung

• Mục đích chung

Chịu trách nhiệm đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng các tiêu chuẩn đã được thiết lập về chất lượng bao gồm độ tin cậy, khả năng sử dụng và hiệu suất cần thiết để phân phối và thị trường.

• Nhiệm vụ và trách nhiệm chính

Nếu bạn thắc mắc nhân viên qa làm gì thì đây là câu trả lời dành cho bạn

• Dự thảo chính sách và thủ tục đảm bảo chất lược

• Giải thích và thực hiện các tiêu chuẩn và quy trình đảm bảo chất lượng

• Đánh giá sự đầy đủ của các tiêu chuẩn đảm bảo chất lượng

• Đưa ra các quy trình và hướng dẫn lấy mẫu để ghi lại và báo cáo dữ liệu chất lượng

• Xem xét việc thực hiện và hiệu quả của chất lượng và hệ thống kiểm tra

• Lập kế hoạch, tiến hành và giám sát kiểm tra vật liệu và sản phẩm để đảm bảo chất lượng thành phẩm

• Chuẩn bị tài liệu kiểm toán nội bộ và các hoạt động đảm bảo chất lượng khác

• Điều tra các khiếu nại của khách hàng và các vấn đề không phù hợp

• Thu thập và tổng hợp dữ liệu chất lượng thống kê

• Phân tích dữ liệu để xác định các khu vực cần cải thiện trong hệ thống chất lượng

• Phát triển, đề xuất và giám sát các hành động khắc phục và phòng ngừa

• Chuẩn bị báo cáo để truyền đạt kết quả của các hoạt động chất lượng

• Xác định nhu cầu đào tạo và tổ chức các can thiệp đào tạo để đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng

• Phối hợp và hỗ trợ kiểm toán tại chỗ được thực hiện bởi các nhà cung cấp bên ngoài

• Đánh giá kết quả kiểm toán và thực hiện các hành động khắc phục phù hợp

• Giám sát hoạt động quản lý rủi ro

• Chịu trách nhiệm về hệ thống quản lý tài liệu

• Đảm bảo liên tục tuân thủ với các yêu cầu quy định về chất lượng và công nghiệp

• Kỹ năng chính

• Chú ý đến chi tiết

• Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản

• Thu thập, quản lý và phân tích dữ liệu

• Phân tích vấn đề và giải quyết vấn đề

• Lập kế hoạch và tổ chức

• Kỹ năng ra quyết định

• Định hướng dịch vụ khách hàng

• Tương tác hiệu quả với các bên liên quan

• Làm việc nhóm

Như vậy,  bài viết này đã đem đến cho bạn một cái nhìn khái quát hơn về qa là gì hay quá trình thực hiện qa và có thêm kiến thức về sự áp dụng của qa trong thực tế các ngành công nghiệp. Đặc biệt, bài viết đã nêu lên tầm quan trọng của qa đối với các doanh nghiệp. Ngoài ra, nếu bạn có hứng thú với môi trường này, bạn cũng đã biết được những công việc và kỹ năng mà qa cần.

>>> Xem thêm các bài viết:

• Định vị thị trường là gì và tại sao cần định vị thị trường
• Tất cả những điều bạn cần biết về hàng tiêu dùng nhanh (FMCG)