Chúng ta cần những kỹ năng gì để có được một bài thuyết trình hoàn hảo

Kỹ năng mềm hay kỹ năng thực hành xã hội là thuật chỉ những kỹ năng có liên quan đến việc sử dụng ngôn ngữ, khả năng hòa nhập xã hội, thái độ và hành vi ứng xử áp dụng vào việc giao tiếp giữa con người với con người như: kỹ năng sống, kỹ năng giao tiếp, quản lý,… Thuyết trình là một kỹ năng mềm mà đáng để chúng ta phải quan tâm. Bởi không phải ai cũng có khả năng thuyết trình tốt, hiệu quả.

Thuyết trình là một kỹ năng quan trọng, có tầm ảnh hưởng lớn đến sự thành công trong công việc của mỗi người. Ví dụ như:

• Đối với học sinh sinh viên, kỹ năng thuyết trình là một kỹ năng đặc biệt cần thiết để có thể mang lại kết quả cao trong học tập. Trong quá trình trau dồi kiến thức, sinh viên thường phải trình bày bài học bằng cách thuyết trình. Thuyết trình tốt sẽ là một lợi thế rất lớn cho mỗi bản thân học sinh, sinh viên để có thể thuyết phục được giáo viên, giảng viên và mọi người.

• Đối với giáo viên, giảng viên thuyết trình tốt sẽ thu hút được học sinh, sinh viên chú ý đến bài giảng của mình. Từ đó truyền đạt kiến thức một cách tốt nhất.

• Đối với một người làm kinh doanh có khả năng thuyết trình tốt là một lợi thế không hề nhỏ. Nó sẽ giúp họ thuyết phục, thu hút khách hàng và các nhà đầu tư.

Những thứ cần chuẩn bị cho buổi thuyết trình.

• Đánh giá bản thân.

• Chúng ta phải đặt câu hỏi cho bản thân rằng chủ đề mình thuyết trình có phù hợp với khả năng và và trình độ của mình. Tầm quan trọng của vấn đề thuyết trình phải phù hợp với vị thế của người thuyết trình, phù hợp với cái mà người thuyết trình có thể thực hiện. Nếu không thì sẽ khiến người nghe sẽ thiếu sự tin tưởng vào bài thuyết trình.

• Tìm hiểu người nghe.

• Chúng ta cần tìm hiểu và nắm bắt nhu cầu của thính giả để đưa ra những thông tin dễ tiếp cận đối với từng đối tượng và khiến người nghe dễ dàng hiểu và nắm rõ những vấn đề mà mình muốn truyền tải.

• Xác định ai là người nghe trực tiếp, ai là người nghe gián tiếp bài thuyết trình của mình và ai là đưa ra kết quả cuối cùng, quyết định đến sự thành bại của bài thuyết trình.

• Không nên dùng những từ ngữ nhạy cảm với người nghe bài thuyết trình.

• Xác định rõ mục tiêu chính của bài thuyết trình.

• Bài thuyết trình phải rõ ràng, cụ thể.

• Thời gian thực hiện bài thuyết trình cần được ước tính trước khi thuyết trình.

• Mức độ thành công bài thuyết trình có thể đạt được.

• Hướng đến kết quả bài thuyết trình.

• Thu thập tài liệu.

• Chúng ta cần thêm vào bài thuyết trình các tài liệu từ các nguồn cung uy tín, chọn lọc để bài thuyết trình thêm tính thuyết phục.

• Luyện tập thuyết trình:

• Luyện tập là khâu thiết yếu trong quá trình chuẩn bị để có một bài thuyết trình hoàn hảo.

• Thiết kế tài liệu phát tay.

• Chúng ta cần chuẩn bị những tài liệu phát tay đưa đến thính giả với nội dung của bài thuyết trình một cách ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu như bản word, powerpoint. Mục đích là để người nghe tìm hiểu trước nội dung, vấn đề mà chúng ta muốn thuyết trình.

• Chuẩn bị trang phục để thuyết trình.

• Hình dáng bên ngoài ảnh hưởng khá lớn đến cái nhìn của thính giả đến bài thuyết trình của chúng ta.

• Với nữ giới: nên mặc các bộ quần áo vừa vặn không quá chật. Để phù hợp với màu tóc, màu da nên tránh các trang phục có màu sắc sặc sỡ như đỏ, cam tươi. Nên mặc áo dài tay để thêm vẻ lịch lãm. Trang điểm nhẹ nhàng làm nổi bật nét tự nhiên, thêm sự tự tin.

• Với nam giới: nên chọn trang phục không quá sáng, kiểu tóc gọn gàng, màu tóc phù hợp với trang phục. Đi giày vừa chân thoải mái, giày cần đánh bóng sạch sẽ, lựa chọn đôi tất có thể che cổ chân.

• Trang phục cần thoải mái, tự tin khi đứng thuyết trình.

Cấu trúc cơ bản của bài thuyết trình cần có:

• Mở bài:

• Tạo không khí ban đầu thoải mái.

• Giới thiệu chủ đề và thu hút sự chú ý của người nghe. Người nghe sẽ chú ý đến phần đầu tiên của bài thuyết trình để có thể biết được người thuyết trình là ai và vấn đề thuyết trình là gì. Chúng ta cần có một mở đầu ăn nhập với phần tiếp theo để sự chú ý không bị giảm xuống.

• Nội dung:

• Chúng ta phải đưa ra các các ý chính, phân tích, chứng minh để làm rõ vấn đề mà mình muốn trình bày.

• Lưu ý:

• Nội dung thuyết trình không được quá lan man, tập chung vào vấn đề cần giải quyết, cần ngắn gọn, dễ hiểu.

• Các ý phải trình bày theo trình tự hợp lý, đảm bảo tính logic của bài thuyết trình.

• Nên đưa những ví dụ có số liệu cụ thể, có nguồn cung đáng tin cậy để tăng tính thuyết phục cho bài thuyết trình

• Kết thúc:

• Tổng kết lại nội dung thuyết trình, tận dụng sự chú ý để chốt lại những vấn để chủ yếu của bài thuyết trình.

Các kỹ năng để có một bài thuyết trình tốt:

• Kỹ năng sử dụng ngôn ngữ và phi ngôn ngữ.

• Ngôn ngữ là một phương tiện giao tiếp rất quan trọng của con người. Sử dụng tốt ngôn ngữ sẽ giúp người thuyết trình truyền tải được thông điệp của mình đến khán giả. Ngôn ngữ thuyết trình tốt cần đảm bảo:

• Rõ ràng: thông điệp phải rõ ràng, đơn nghĩa để người nghe có thể hiểu theo một nghĩa duy nhất.

• Hoàn chỉnh: thông điệp phải chứa đầy đủ thông tin cần thiết.

• Ngắn gọn, súc tích: sử dụng những từ ngữ ngắn gọn súc tích nhưng vẫn phải chứa đầy đủ thông tin cần thiết.

• Chính xác: thông tin đưa ra trong bài thuyết trình cần tính chính xác cao để bài thuyết trình thêm sự tin tưởng.

• Lịch sự: nội dung thuyết trình cần đảm bảo cả tính lịch sự.

• Giao tiếp phi ngôn ngữ là cách gửi và nhận thông điệp từ những gì mà chúng ta thể hiện ra bên ngoài trong quá trình giao tiếp bao gồm tất cả những thao tác của từng bộ phận trên cơ thể như cử chỉ, biểu hiện trên khuôn mặt, ánh mắt, nụ cười, giọng điệu, dáng đứng, khoảng cách giao tiếp…. Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ:

• Biểu hiện nét mặt: nét mặt ảnh hưởng lớn đến bài thuyết trình. Nét mặt phải phù hợp với nội dung của bài thuyết trình. Ví dụ trong các cuộc họp, hội nghĩ nét mặt cần nghiêm túc; trong sự kiện hay tiệc nét mặt phải vui vẻ;…

• Ánh mắt: người thuyết trình phải biết sử dụng ánh mắt để thu hút sự chú ý của mọi người. Một người thuyết trình tốt phải bao quát được khán giả. Phải duy trì sự giao tiếp bằng mắt với khán giả để tăng sự tin cậy, tăng sự thích thú và tập trung của người nghe, và bạn cũng có thể nhận ra được sự phản hồi ngầm từ khán giả đối với bài thuyết trình của mình qua thái độ, biểu cảm của họ. Nếu số lượng khán giả đông đảo, hãy nhìn quanh một vòng, còn nếu bạn cảm thấy ngại khi nhìn thẳng vào mắt của người nghe thì hãy nhìn vào vị trí khác trên khuôn mặt.

• Tay:

• Nên tránh: khoanh tay tạo sự xa cách phòng thủ, cho tay vào túi quần mang cảm giác kênh kiệu, thiếu hòa nhập, chỉ tay, cầm bút hay que chỉ.

• Luôn để tay trong khoảng từ bụng đến dưới miệng, không nên để cao hay thấp quá.

• Điệu bộ: giữ điệu bộ của bạn một cách tự nhiên, tránh những cử chỉ lặp lại sẽ cho thấy rằng bạn đang cảm thấy lúng túng trong việc dùng từ. Dùng cử chỉ của bạn: như tay để nhấn vào các nội dung, luật điểm chính và thu hút sự chú ý từ thính giả.

• Cách đi đứng: một dáng đứng và sự di chuyển, đi lại tốt linh hoạt sẽ truyền tải được sự tự tin, chuyên nghiệp, và đáng tin tưởng ở chính bạn. Không nên di chuyển quá nhanh hoặc quá chậm gây phản cảm cho khán giả phải di chuyển một cách từ tốn phù hợp với nhịp độ của bài thuyết trình. Cần chú ý khi đi lại nhất là khi đi lên bậc thuyết trình tránh vấp ngã làm mất sự tập trung và sự tin cậy của khán giả.

• Giọng nói: giọng nói cần phải rõ ràng, đủ nghe, phát âm phải chuẩn, đúng chữ, giọng nói trầm bổng phụ thuộc vào từng nội dung của bài thuyết trình, tốc độ nói vừa phải.

• Kỹ năng đặt câu hỏi và trả lời câu hỏi.

• Kỹ năng đặt câu hỏi cần chú ý:

• Đặt câu hỏi để khuyến khích sự tham gia của khán giả một cách chủ động, có thể có những phần quà nhỏ để khuấy động bài thuyết trình.

• Câu hỏi ngắn gọn, dễ hiểu.

• Nội dung câu hỏi phải gắn với nội dung trình bày.

• Khi hỏi nên có sự gợi mở.

• Kiểm soát tốt câu hỏi.

• Động viên khi khán giả trả lời đúng câu hỏi.

• Kỹ năng trả lời câu hỏi:

• Chuẩn bị sẵn sàng cho mọi câu hỏi liên quan đến nội dung bài thuyết trình.

• Tránh trả lời những câu hỏi không liên quan đến nội dung mình chuẩn bị trình bày, từ chối một cách khéo léo ví dụ: “xin lỗi câu hỏi của bạn không phù hợp đến bài thuyết trình …”

• Nếu không rõ nội dung, nên mạnh dạn trả lời không biết, cần nghiên cứu tiếp.

• Luyện tập trả lời các câu hỏi trước khi thuyết trình.

• Nghiên cứu tài liệu thuyết trình và thông tin liên quan để lường trước câu hỏi có thể được đặt ra.

• Đề nghị làm rõ nghĩa câu hỏi trước khi trả lời.

• Bình tĩnh trả lời từng câu hỏi một.

• Bình tĩnh suy nghĩ trước khi trả lời câu hỏi, không nên vội vàng, hấp tấp.

• Tiếp cận câu hỏi một cách tích cực.

• Hướng câu trả lời đến toàn bộ khán giả.

• Khi trả lời câu hỏi cần thẳng thắn, trả lời một cách chân thành.

• Kỹ năng sử dụng phương tiện hỗ trợ.

• Sử dụng các thiết bị hỗ trợ một cách bài bản, chính xác. Thường là powerpoint, tranh ảnh, đồ thị…Các phương tiện nhìn nên:

• Đủ lớn, vừa phải không quá to cũng không quá nhỏ để khán giả có thể dễ dàng thấy rõ.

• Được đặt tại vị trí khán giả có thể dễ dàng nhìn thấy, không đứng khuất tầm nhìn người nhìn.

• Đơn giản và dễ hiểu: Các vấn đề thể hiện trên màn hình cần đơn giản, ngắn gọn, rõ ràng và nêu ra ý chính của vấn đề thuyết trình. Mục đích của các vấn đề này là để giúp người thuyết trình dễ dàng theo sát được nội dung theo cách khoa học, cùng với đó giúp khán giả dễ theo dõi và tránh được sự rườm rà. Mỗi trang thuyết trình (slide) nên để từ 3 đến 5 trang là hợp lý.

• Sử dụng bảng phấn hoặc bảng kẻ trắng;

• Liệt kê những nội dung chính.

• Tổng kết nội dung, những điểm đáng chú ý.

• Ghi nhớ.

• Vẽ biểu đồ, đồ thị minh họa liên quan đến nội dung thuyết trình.

• Kỹ năng kiểm soát tâm lý.

• Thuyết trình tự tin. Bằng cách chuẩn bị tâm lý, suy nghĩ tích cực về buổi thuyết trình.

• Thu hút người nghe.

• Tìm kiếm những dấu hiệu tích cực và tiêu cực từ người nghe.

• ứng phó với tình huống đối nghịch.

• Giao lưu khán giả.

• Thỉnh thoảng hỏi xem khán giả có tiếp thu được nội dung mà mình muốn truyền tải và tiếp thu đến đâu.

• Đặt câu hỏi liên quan đến nội dung vấn đề chúng ta muốn đề cập trong bài thuyết trình, để khán giả được suy nghĩ trước trong một khoảng thời gian và họ sẽ cảm thấy dễ tiếp thu vấn đề hơn. Khi đó người thuyết trình phải phản ứng nhanh, làm sao vẫn dẫn câu chuyện theo ý ban đầu của mình, đừng để bị câu trả lời của khán giả làm lệch hướng, đi nhầm vấn đề.

• Hãy đặt thật nhiều câu hỏi mở để khán giả tự nói chuyện với mình và cuối cùng chúng ta là người chốt lại vấn đề mà câu hỏi muốn nói tới. Hãy cho khán giả thấy bạn dễ thương và gần gũi hơn khi giao lưu.

• Sự tự tin: sự tự tin là điều cần thiết nhất quyết định kết quả của bài thuyết trình chúng ta cần chuẩn bị tinh thần, hít thở sâu, suy nghĩ lạc quan trước và trong khi thực hiện bài thuyết trình. 

Có rất nhiều kỹ năng để nâng cao khả năng thuyết trình quan trọng là chúng ta cần phải tích cực rèn luyện, học hỏi để nâng cao kỹ năng. Cùng với đó là trau dồi sự tự tin. Thuyết trình không phải điều gì khó khăn hãy tập trung và bình tĩnh chúng ta sẽ nhận được kết quả xứng đáng với những gì chúng ta đã cố gắng.

>>> Xem thêm các bài viết:

• Leader là gì? Những vấn đề cơ bản về Leader
• Quy tắc SMART trong việc xác định mục tiêu cho mình