KAIZEN – TRIẾT LÝ LÀM NÊN THÀNH CÔNG CHO DOANH NGHIỆP NHẬT

KAIZEN – TRIẾT LÝ LÀM NÊN THÀNH CÔNG CHO DOANH NGHIỆP NHẬT

Tin tức    17-10-2019


Kaizen là gì? Kai = change. Zen = good. Kaizen = change for the better = thay đổi để tốt hơn. Kaizen = Continuous improvement … by everybody! everyday!

Chúng ta đã biết Nhật bản có rất nhiều triết lý, phương pháp tuyệt vời được vận dụng trong cuộc sống và công việc. Nhờ đó đã tạo nên một đất nước Nhật bản phát triển thần kỳ, vực dậy từ đống đổ nát sau chiến tranh thế giới thứ hai, được cả thế giới ngưỡng mộ. Một trong những triết lý cơ bản, giúp kinh tế Nhật bản phát triển trở thành cường quốc trên thế giới hiện nay là KAIZEN. Vậy KAIZEN là gì, có ý nghĩa như thế nào, tại sao lại được người Nhật ưa chuộng và vận dụng phổ biến đến vậy ? Hãy cùng tìm hiểu về thuyết kaizen và tìm ra cho mình phương pháp để vận dụng hiệu quả kaizen trong công việc và cuộc sống của mình nhé.

Triết lý Kaizen là gì?

KAIZEN LÀ GÌ ?

Kaizen (改善) là một từ có nguồn gốc từ Nhật bản, nơi khai sinh ra triết lý này, nghĩa gốc ban đầu của nó là "thay đổi để tốt hơn", hiện nay mọi người thường hiểu với ý nghĩa là “ Sự cải tiến liên tục”. Đúng như ý nghĩa của nó, Kaizen được hiểu là những hoạt động cải tiến liên tục trong công việc của tất cả mọi công nhân viên, từ cấp quản lý như CEO đến những công nhân ở các vị trí thấp nhất trong công ty.

Sự cải tiến ở đây không nói đến những cải tiến quy mô lớn, theo các kế hoạch, các dự án cồng kềnh, đòi hỏi thời gian, kinh phí lớn mà bao hàm cả những cải tiến dù là nhỏ nhất, dễ dàng thực hiện, ứng dụng ngay trong ngày, ngay trong ca làm việc. Nó có thể là bất cứ sự cải thiện nào, dù chỉ được thực hiện một lần, trong một thời gian ngắn (kaizen chớp nhoáng - kaizen blitz) hay trong một sự kiện, chương trình (kaizen sự kiện – kaizen event).

Nhiều người hay nhầm lẫn giữa việc cải tiến và giải quyết vấn đề. Kaizen không phải là việc xử lý vấn đề phát sinh mà là dựa trên thực tế công việc, tìm cách cải thiện để đạt được một phương thức tốt hơn, mang lại hiệu quả cao hơn.

Cũng có người coi việc cải tiến, cải thiện quy trình sản xuất, sản phẩm, dịch vụ… là công việc của một bộ phận, phòng ban chuyên biệt trong công ty nhưng  điều này không đúng với triết lý Kaizen. Với Kaizen, mỗi người đều có thể thực hiện việc cải tiến trong chính các công việc, hoạt động thường ngày của mình. 

PHƯƠNG PHÁP TIẾN HÀNH KAIZEN ?

Muốn thực hiện Kaizen, chúng ta phải thực hiện từng bước của 1 chu trình gọi là Chu trình PDCA. Chu trình này bao gồm các bước: 

Lập kế hoạch – Plan

Khi xác định được vấn đề, nguyên nhân của tình trạng đó, nhận thấy có thể đưa ra được giải pháp, xác định được mục tiêu của giải pháp này từ đó lên được kế hoạch để thực hiện, đấy là khi bạn đã thực hiện bước đầu tiên của chu trình này.

Thực hiện – Do

Sau khi đã có kế hoạch thực hiện, hãy bắt tay vào thực hiện. Nhiều trường hợp có thể thất bại lần đầu nhưng nếu có tiềm năng, hãy tiếp tục đánh giá, cải tiến. Nếu không thể thực hiện trên diện rộng, chúng ta có thể tiến hành trên quy mô nhỏ trước.

Kiểm tra – Check

Sau khi đã thực hiện, nhất thiết chúng ta phải kiểm tra lại việc triển khai có theo kế hoạch không, đạt được kết quả gì, còn cần thay đổi điều gì… Chúng ta có thể ghi lại thành báo cáo hoặc dùng biểu đồ để theo dõi, trình bày.

Điều chỉnh – Act/ Adjust

Dựa trên báo cáo kết quả đã kiểm tra, tiếp tục xem xét, phân tích từng bước để có thể thay đổi, điều chỉnh cho tốt hơn. Đây cũng là lúc kết thúc một chu trình thực hiện phương pháp Kaizen.

LỢI ÍCH CỦA KAIZEN ?

Kaizen được áp dụng rất phổ biến và đã chứng minh được lợi ích to lớn của mình qua việc phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế Nhật bản nhờ vận dụng phổ biến thuyết Kaizen. Lợi ích cụ thể của việc áp dụng Kaizen trong công việc có thể được kể đến dưới đây:

1. Làm việc hiệu quả hơn

Như đã nêu ở phần trên, Kaizen có nghĩa là liên tục cải tiến từ đó tìm ra các phương pháp, cách thức làm việc, hoạt động tốt hơn, tạo ra những sản phẩm, dịch vụ hoàn thiện hơn. Kết quả của quá trình cải tiến là năng suất lao động của nhân viên tăng lên, công việc hiệu quả hơn, sản phẩm, dịch vụ tốt hơn.

2. Giúp cắt giảm chi phí

Một trong những mục tiêu khi tìm cách kaizen, cải tiến trong công việc là giúp cắt giảm tối đa chi phí phát sinh. Một phương pháp được coi là tốt hơn nếu giúp công ty tiết kiệm nhiều chi phí hơn, tránh được lãng phí. Mọi người sẽ liên tục tìm cách để giảm bớt hoặc loại bỏ triệt để chi phí không cần thiết.

3. Khuyến khích người lao động sáng tạo, thêm yêu thích công việc

Để tìm ra cách thức cải tiến, người lao động phải hiểu rõ công việc của mình, không ngừng trau dồi, suy nghĩ các ý tưởng, phương thức mới. Với việc cho phép nhân viên được phát triển các ý tưởng mới, đề xuất, thực hiện các cải tiến của bản thân mình, các công ty đã cho họ được quyền làm chủ công việc. Từ đó, người lao động sẽ cảm thấy yêu thích, hăng say lao động, sáng tạo hơn.

Ngoài ra khi đã thực hiện thành công, mọi người cũng sẽ cảm thấy tự hào và yêu thích công việc của mình hơn, tiếp tục cố gắng, phấn đấu để cải tiến hơn nữa.

4. Tăng cường tinh thần đoàn kết, hiểu biết về công ty, về sản phẩm.

Để cho ra được một sản phẩm, dịch vụ công ty nào cũng có rất nhiều khâu, nhiều bộ phận phối hợp hoạt động với nhau. Thông qua việc tìm cách cải tiến không ngừng, mọi người sẽ hiểu về công việc của nhau, hiểu về quy trình hoạt động của cả bộ máy công ty hơn. Bên cách đó, ngoài phong trào thi đua kaizen giữa các cá nhân còn là hoạt động chung của nhóm, của tập thể phòng ban. Vì vậy, tích cực tham gia kaizen sẽ tăng  cường hoạt động nhóm, khuyến khích mọi người có trách nhiệm với tập thể hơn.

5. Xây dựng nên hình ảnh, văn hóa đẹp cho công ty

Nếu mỗi cá nhân đều mang trong mình tư tưởng kaizen, không ngừng học hỏi, tìm tòi ra những cải tiến mới, tốt đẹp hơn thì sẽ cùng đóng góp vào sự phát triển của công ty. Từ đó, mỗi người trong công ty cũng sẽ cảm thấy sự gắn kết, có tình cảm khi cùng chung sức cống hiến vì sự phát triển chung của doanh nghiệp.

 Không phải tự nhiên mà đa phần người Nhật đều gắn bó rất lâu với một doanh nghiệp, thậm chí cả đời chỉ làm việc ở một công ty. Đó là bởi họ đã dành hết tâm huyết, chất xám, luôn trăn trở cố gắng vì công ty của mình, chính vì vậy công ty đã trở thành 1 phần gắn kết không thể tách rời với họ. Đây là một nét đẹp, một nét văn hóa đáng quý của người Nhật chúng ta nên học theo.

6. Tạo ra những sản phẩm, dịch vụ tốt hơn.

Một trong những ý nghĩa lớn nhất của việc thực hiện cải tiến là liên tục suy nghĩ, tìm cách phát triển các sản phẩm, dịch vụ tốt hơn, hoàn thiện hơn. Người tiêu dùng luôn đòi hỏi những sản phẩm, dịch vụ tốt hơn với giá thành rẻ hơn nữa. Nếu một doanh nghiệp cứ trì trệ, không có sự đổi mới, phát triển sẽ không thể cạnh tranh với những doanh nghiệp không ngừng cải tiến, dần dần sẽ mất thị trường, mất khách hàng. 

Như vậy việc thực hiện kaizen không chỉ có ý nghĩa với nội bộ các công ty nói riêng mà còn mang lại ý nghĩa to lớn cho xã hội, cho sự phát triển chung của nhân loại.

LÀM THẾ NÀO ĐỂ ÁP DỤNG THÀNH CÔNG KAIZEN ?

Để mọi công nhân viên trong công ty áp dụng triệt để mọi lúc, mọi nơi triết lý Kaizen  mang lại những lợi ích nói trên là điều không hề dễ dàng. Đặc biệt với người Việt, khi đã quen với quy trình, phương thức cũ, họ rất ngại thay đổi, cải tiến sang cái mới. Tuy nhiên, các doanh nghiệp muốn phát triển lâu dài, duy trì được vị thế cạnh tranh của mình nên coi Kaizen là mục tiêu khi vận hành, quản lý doanh nghiệp về lâu về dài để dần dần từng bước đưa tinh thần Kaizen phổ biến đến tất cả mọi người.

Các phương pháp dưới đây đã được nhiều công ty đi trước sử dụng và đạt được thành công trong việc phổ biến, thực hiện Kaizen, các cá nhân và doanh nghiệp có thể tham khảo, vận dụng cho phù hợp với đơn vị mình.

1. Phổ biến cho mọi người phương pháp Kaizen 

Muốn mọi người làm theo, trước tiên phải cho họ biết Kaizen là gì, có tác dụng, ý nghĩa gì đối với công ty và đối với chính bản thân họ. Chỉ khi hiểu được, nhân viên trong công ty mới có ý thức thực hiện, làm theo. Ban đầu, mọi người có thể gặp khó khăn nhưng khi họ đã áp dụng thành công một lần, hoặc nhìn thấy được đồng nghiệp, phòng ban thực hiện và thu được hiệu quả, mọi người sẽ có tinh thần, hứng thú áp dụng, làm theo.

Để làm điều này, các công ty thường tổ chức các buổi đào tạo, giới thiệu về triết lý, phương pháp thực hiện Kaizen đến tất cả mọi công nhân viên. Đồng thời có những phong trào thi đua, giới thiệu những sáng kiến, tấm gương thực hiện Kaizen tốt. 

2. Tạo cơ hội cho mọi người thực hiện Kaizen

Triết lý Kaizen hướng đến tất cả mọi nhân viên công ty, từ cấp quản lý đến công nhân viên. Mỗi cán bộ, nhân viên trong công ty đều có vai trò, nhiệm vụ riêng, từ đó bất cứ ai cũng có thể tìm tòi, phát hiện ra những cách thức để làm tốt hơn công việc của mình.

Tuy nhiên, việc triển khai ý tưởng không phải tự nhiên tiến hành được mà cần phải được các cấp lãnh đạo, quản lý xem xét, cân nhắc. Muốn vậy, chúng ta phải tạo cơ hội để bất cứ ai cũng có thể lên tiếng, trình bày ý tưởng cải tiến của mình.Cho dù có thể sau cùng các ý tưởng này không khả thi nhưng chỉ khi mọi người thấy được tôn trọng, thấy rằng ý kiến của mình cũng được lắng nghe họ mới tiếp tục thực hiện Kaizen.

Nhiều công ty đã áp dụng các hình thức như tổ chức các cuộc họp cho mọi người được đưa ra các ý tưởng, đề xuất; Tạo các thẻ kaizen, để ở nhiều nơi mọi người có thể điền và gửi các sáng kiến cải tiến của mình; Chia thành các nhóm nhỏ, hoạt động đình kỳ cùng tìm ra cách thức đổi mới….

3. Có những phần thưởng xứng đáng cho những ý tưởng Kaizen tốt.

Rõ ràng nếu một ý tưởng Kaizen tốt được sử dụng sẽ mang lại những lợi ích rất lớn cho công ty, vì vậy nên có những phần thưởng xứng đáng cho người đưa ra cải tiến. Điều này cũng có tác dụng khích lệ tinh thần, khuyến khích mọi người tham gia Kaizen, có thêm nhiều ý tưởng tốt hơn nữa trong tương lai.

Việc đưa ra được một cải tiến tốt, có tác dụng đã khó, việc liên tục cải tiến như triết lý Kaizen lại càng khó khăn hơn nữa. Tuy nhiên, những lợi ích mà phương pháp này mang lại là vô cùng to lớn. Tuy nhiên một công ty muốn phát triển lâu dài rất cần phổ biến, áp dụng phương pháp này. Thông qua bài viết, hi vọng người đọc đã nắm được cụ thể thuyết Kaizen là gì cũng như có thể tìm cách vận dụng vào thực tế công việc, cuộc sống của mình, có như vậy mới có thể ngày càng phát triển, tiến bộ hơn.

>>> Xem thêm các bài viết:

5/5 (2 bình chọn)