Cách viết chi tiết Email xin việc và những điều bạn cần chú ý

Trong một nền kinh tế ngày càng hội nhập, phong cách làm việc cũng như tuyển dụng cũng có nhiều thay đổi.Thay vì yêu cầu ứng viên đến nộp hồ sơ trực tiếp,rất nhiều nhà tuyển dụng (đặc biệt là các công ty nước ngoài và các công ty /tập đoàn lớn) lại muốn ứng viên gửi hồ sơ (CV hoặc Resume) và thư xin việc qua email. Sự thay đổi này khiến không ít ứng viên bối rối, bài viết này chúng tôi sẽ giúp bạn chỉ ra những điểm cần lưu ý khi viết một email để xin việc, cũng như hướng dẫn cho bạn cách viết một email xin việc bằng tiếng việt cũng như tiếng anh.

• Một số lưu ý khi viết và gửi email xin việc:

Về hình thức email:

• Định dạng chữ: Bạn nên dùng font chữ TIME NEW ROMAN, size chữ từ 12 đến 14, dãn dòng 1.5 lines là phù hợp và chuyên nghiệp nhất.

• Tên email:Bạn không nên sử dụng những email mang tính chất “đời thường/sinh hoạt” như: [email protected],[email protected],…

Hãy sử dụng một tên email mang tính nghiêm túc để thể hiện sự chuyên nghiệp với nhà tuyển dụng.Bạn có thể lập tên email theo công thức sau:

  Tên bạn + phần mở rộng (tên tiếng anh viết tắt của trường đại học mà bạn học,số hiệu khóa lớp mà bạn học,quê hương,chuyên nghành bạn theo học,….).

 Ví dụ: [email protected]

      [email protected]

• Tên hiển thị email: Bạn nên để tên thật của bạn và viết hoa để thể hiện sự chuyên nghiệp cũng như giúp nhà tuyển dụng dễ dàng đọc và lưu thông tin của bạn. Đây cũng là “một điểm cộng”của bạn trong mắt họ.

• Tiêu đề email:

• Nếu nhà tuyển dụng có hướng dẫn bạn ghi ,

ví dụ :TÊN BẠN+VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN + SỐ ĐIÊN THOẠI CỦA BẠN,thì bạn nên làm theo những gì họ yêu cầu,không nên sáng tạo hay làm theo ý mình .

• Nếu họ không hướng dẫn, bạn có thể viết tiêu đề email theo công thức: TÊN BẠN+VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN+CÔNG TY.

Về nội dung email:

• Không sao chép trên internet hay bất cứ phương tiện thông tin hay mạng xã hội nào

• Viết ngắn gọn xúc tích, nhưng phải đủ nội dung.

• Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, cầu thị và tự tin, bạn nên kiểm tra thật kĩ trước khi gửi tránh lỗi chính tả,tránh sử dụng từ lóng để thể hiện sự nghiêm túc , chuyên nghiệp của bạn với vị trí/công việc mà bạn muốn ứng tuyển cũng như sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng.

*Cách viết một email xin việc (Bố cục):

Phần mở đầu: Kính gửi Anh/Chị- phòng ban ( nếu người nhận hồ sơ của bạn là một cá nhân cụ thể mà bạn biết rõ).

                 Ví dụ: Kính gửi Anh Lê huy B -Bộ phận nhân sự.

      Hoặc Kính gửi Bộ phận/phòng,ban- Tên công ty( nếu bạn không biết rõ ai là người nhận hồ sơ).

                 Ví dụ:Kính gửi bộ phận Phòng marketing -Công ty cổ phần XYZ.

 Lưu ý:không dùng những từ ngữ mang tính chất thân mật như:”Thân gửi”,”Kính mến”, “kính chào”,…..

Phần thân: bạn nên viết thành 2-3 câu/đoạn văn ngắn gọn để nhà tuyển dụng dễ nhìn dễ đọc và dễ lưu thông tin về bạn.Bạn có thể viết theo bố cục: 

• Giới thiệu sơ lược về bản thân( tên ,tuổi hoặc trường bạn đang học đối với sinh viên thực tập,…)

• Nêu lí do bạn viết email này(để ứng tuyển vào vị trí gì),bạn cũng có thể nêu thêm phương tiện mà bạn biết đến tin tuyển dụng.

• Nêu lí do/ưu điểm khiến bạn muốn ứng tuyển vào vị trí/công việc này ;đồng thời nêu ra những ưu điểm,kinh nghiệm cũng như kĩ năng có liên quan đếnvị trí/công việc mà bạn để thuyết phục nhà tuyển dụng rằng bạn là người phù hợp nhất với vị trí công việc họ đang tuyển.

• Bạn chú thích thêm rằng CV hoặc Resume của bạn được đính kèm ở phía dưới.

Phần kết thúc:Bạn nên cảm ơn người nhận hồ sơ đã đọc email xin việc của bạn và kèm theo lời rất mong nhận được phản hồi sớm nhất.

Dưới đây là một mẫu email xin việc bằng tiếng việt mà bạn có thể tham khảo:

Kính gửi phòng tổ chức nhân sự- Công ty cổ phần Đại Dương Xanh.

Tôi là TRẦN VĂN C, hiện đang 26 tuổi.Tôi đã có 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing và phát triển chiến lược ,có khả năng thuyết phục khách hàng và từng làm việc với nhiều công ty lớn .Là một người cầu toàn và nghiêm túc trong công việc,tôi cho rằng mình là người phù hợp với vị trí quản lý phòng nghiên cứu và phát triển thị trường mà công ty đang tìm kiếm.Tôi xin phép đính kèm CV ứng tuyển của tôi ở phía dưới!

Xin chân thành cảm ơn công ty đã giành thời gian cho đơn ứng tuyển của tôi.Tôi rất mong sẽ nhận được kết quả tuyển dụng trong thời gian sơm nhất!

Tuy nhiên đối với một số ứng viên ,email xin việc bằng tiếng việt không phải là trở ngại,việc phải viết email xin việc bằng tiếng anh mới là điều đáng quan ngại với họ.Họ thường bối rối không biết dùng ngôn từ tiếng anh sao cho văn phong phù hợp và trang trọng.

Thực tế,việc viết email bằng tiếng anh cũng tương tự như khi viết bằng tiếng việt.Dưới đây ,chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn một mẫu email xin việc bằng tiếng anh cũng như sẽ rút ra cho bạn một số điểm lưu ý để qua đó bạn có thể hiểu hơn về cách viết một email xin việc bằng tiếng anh.

The HR Department,

Ocean company,Ha Noi

Dear Mr Brown,

I am writing in respond to your advertisement in newspaper inviting applications for Marketing Department Manager.I have read carefully the job description and find that the position is suitable for my work skills and experiences I have had.

I have ten year of experience in reseaching and developing market.Currently,I am a reseaching market staff in marketing department in one of the leading seafood companies in the UK.

My resume is closed in your review.My resume provides up-to-date information on my background and qualifications.

I look forward to hearing from you about this employment opportunity.

Thanks ,

TRAN VAN C.

 Một số lưu ý:

• Mở đầu email, bạn nên dùng “Dear” ,không dùng những từ thiếu trang trọng như “Hi” ,”Hello”,….Đồng thời,hãy chắc chắn rằng đối tượng nhận email của bạn là Mr ,Ms hay Mrs.Nếu không chắc chắn,bạ nên viết “Dear, Hiring Manager” hoặc “Dear, tên công ty”.

• Ngôn ngữ trang trọng và thể hiện sự tự tin hết mức có thể của bạn.

• Phần thân ,bạn nên nêu ra mục đích cũng như phương tiện giúp bạn biết đến tin tuyển dụng .

*Một điểm khác biệt của email xin việc tiếng anh so với tiếng việt là bạn sẽ không viết tên bạn ở phần thân mà bạn sẽ kí hoặc ghi rõ tên ở phần kết.

• Kết thúc thư ,bạn có thể kí tên của bạn bằng tính năng kí tên của email hoặc bạn viết tên đầy đủ của bạn .

Trên đây, chúng tôi đã cung cấp cho bạn cách viết cũng như những điểm cần lưu ý khi viết một email xin việc dù là bằng tiếng việt hay tiếng anh. Hy vọng, qua bài viết này bạn sẽ tự tin viết một email xin việc hạ gục mọi nhà tuyển dụng.

>>> Xem thêm các bài viết:

• Hồ sơ xin việc và những điều cần phải biết
• Những cách thức để tìm việc nhanh và hiệu quả trong thời gian ngắn