Deadline là gì? Tác dụng, lợi ích và cách hoàn thành deadline đúng hạn

Chắc hẳn mọi người ai cũng biết đến thuật ngữ deadline là gì và cũng đã từng trải qua những lần phải hoàn thành deadline rồi. Đối với hầu hết mọi người, việc phải hoàn thành deadline như một cuộc chiến vô cùng căng thẳng. Để giúp các bạn giải quyết được vấn đề này, bài viết dưới đây cũng sẽ đề cập đến cách để luôn hoàn thành một deadline đúng thời hạn và những tác dụng không ngờ tới của deadline.

Deadline là gì

Deadline là một thuật ngữ rất quen thuộc với mọi người, hầu hết tất cả mọi người, dù là học sinh, sinh viên, hay đang đi làm, dù có đang thuộc vị trí nào cũng đều có những deadline của riêng mình. Deadline được hiểu là thời hạn cuối cùng phải hoàn thành công việc, nếu quá thời hạn đã định mà việc bạn cần làm vẫn chưa được hoàn thành, bạn sẽ gặp những rắc rối nhất định, ví dụ như trừ điểm hay trừ lương hay bị khiển trách. 

Deadline giúp ích gì cho bạn

Chắc hẳn đây là một điều mà ít người nghĩ tới đúng không. Mọi người thường chỉ thấy việc hoàn thành deadline rất gấp rút mà lại gây cho mình nhiều căng thẳng. Nhưng thực tế, những việc bạn làm trong lúc hoàn thành deadline cũng mang đến cho bạn rất nhiều lợi ích đó. 

• Cải thiện giao tiếp

Nếu bạn đang làm việc trong một nhóm, deadline có thể giúp cải thiện liên lạc trong toàn nhóm. Bởi vì tất cả mọi người phải làm việc cùng nhau để đáp ứng deadline, giao tiếp tốt là bắt buộc. Không đáp ứng deadline có thể làm hỏng danh tiếng của bạn với bạn bè, đồng nghiệp hoặc thậm chí là khách hàng doanh nghiệp. Nếu một người không thể hoàn thành deadline đúng thời hạn, họ cần giao tiếp với người đang cần kết quả của deadline đó để lên lịch lại về thời hạn cuối cùng.

• Thúc đẩy bản thân

Bạn có nhớ tất cả các giấy tờ và dự án bạn được giao ở trường không? Bạn phải thúc đẩy bản thân để hoàn thành mọi thứ và đôi khi thức cả đêm chỉ để hoàn thành một bài báo quan trọng. Nếu chúng ta không có thời hạn với hậu quả, chúng ta sẽ không bao giờ thúc ép bản thân. Điều tương tự cũng đúng bây giờ. Bạn cần đặt ra thời hạn và có thể là cả hậu quả cho chính mình để bạn có động lực thúc đẩy bản thân.

Mọi người thường có vấn đề với việc đặt thời hạn là chúng ta thường không biết điều gì sẽ kéo dài bao lâu. Các nhà tâm lý học gọi vấn đề này là sai lầm kế hoạch - trong đó chúng ta thường đánh giá thấp việc mất bao lâu để đạt được điều gì đó. Nhiều người thường đặt ra các mục tiêu quá tham vọng và không nghĩ về tất cả các thử thách trên đường đi.

• Ưu tiên những việc quan trọng

Deadline gây ảnh hưởng đến việc quản lý thời gian không chỉ của bạn mà còn của những người khác. Do đó, bạn buộc phải phân loại và sắp xếp, cân nhắc về độ quan trọng của từng deadline, sau đó làm những deadline thực sự quan trọng. Bạn phải học cách tập trung vào các cột mốc quan trọng của mình và nói không với phần còn lại.

Nếu bạn không học cách loại bỏ những mục tiêu không quan trọng khác, bạn sẽ ngập trong những tin nhắn và công việc hoặc bạn sẽ phải làm các deadline của mình một cách hời hợt và không chuyên nghiệp.

Tuy nhiên, một trong những khía cạnh quan trọng nhất của việc thiết lập deadline là đảm bảo khung thời gian là thực tế. Nếu bạn để cho mình rất nhiều việc phải làm trong thời gian gần như không đủ, deadline sẽ không giúp bạn trong bất kỳ trường hợp nào. Mục tiêu đặt ra và deadline thực tế cho những người bạn làm việc cùng và những người xung quanh có thể giúp cuộc sống của bạn hiệu quả hơn. Mặc dù một số deadline đề xuất có thể không hoạt động như kế hoạch, nhưng deadline vẫn có lợi trong hầu hết trường hợp khi chúng thực tế và cho phép bạn có thời gian giải quyết khi có các sự kiện không lường trước diễn ra.

Cách luôn hoàn thành deadline

Tạo deadline đúng cách là một việc nhưng luôn luôn hoàn thành nó lại là một vấn đề khác. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc hoàn thành deadline đúng thời hạn thì hãy tham khảo những cách dưới đây.

1. Quản lý thời gian

• Đặt thời gian hoàn thành cho dự án của bạn.

Hãy thiết lập thời gian hoàn thành, thật tốt khi thực tế về việc bạn có thể mất bao lâu để hoàn thành dự án. Hãy xem xét những gì bạn dự kiến ​​sẽ cung cấp, bạn có thể dành bao nhiêu thời gian cho nó, dự án lớn như thế nào. Một cách khác để có được ước tính tốt là so sánh nó với các dự án bạn đã thực hiện trong quá khứ. Nếu bạn không nghĩ rằng có thể hoàn thành đúng hạn, hãy nói chuyện với người ban đầu chỉ định thời hạn và xem liệu bạn có thể đẩy lùi nó không.

• Xác định ước tính thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ nhỏ hơn. Khi bạn đã hoàn tất, hãy thêm một chút thời gian nữa vào để có được thời gian thực tế cho toàn bộ dự án. 

• Hãy chắc chắn rằng bạn đã làm rõ hoàn toàn về các chi tiết cụ thể của một dự án trước khi bạn đồng ý với thời hạn. 

• Đừng thỏa hiệp và đồng ý với thời hạn mà bạn biết là không thể đạt được. Điều này sẽ không hài lòng bất cứ ai chỉ định thời hạn và làm tổn hại đến danh tiếng của bạn. 

• Hãy chia dự án của bạn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn.

Thay vì cảm thấy choáng ngợp với ý tưởng hoàn thành một dự án lớn, hãy chia nó thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ dàng đạt được. Sau đó, hãy gạch bỏ các nhiệm vụ trong danh sách của bạn khi bạn hoàn thành chúng.

Nếu bạn phải viết một bài báo, thực hiện nghiên cứu có thể là nhiệm vụ đầu tiên của bạn. Các tác vụ bổ sung có thể bao gồm viết 500 từ đầu tiên, hoàn thành phần giới thiệu hoặc nhận một số lượng trang nhất định được viết.

Nếu deadline của bạn là dành cho công việc, hãy chắc chắn rằng bạn đang phân bổ thời gian hiệu quả. Nếu một trong những nhiệm vụ nhỏ hơn của bạn mất nhiều thời gian hơn bình thường, thì có thể nên chuyển sang một phần khác của dự án.

• Lịch nghỉ thường xuyên trong suốt cả ngày. 

Liên tục làm việc mà không có bất kỳ giờ nghỉ giải lao nào làm cho công việc trở nên kém hiệu quả. Thay vì đốt cháy bản thân, hãy nghỉ ngơi 10 - 15 phút trong ngày để bạn không mất tập trung. 

• Xem xét mất bao lâu để bạn mất tập trung và điều chỉnh lượng thời gian bạn làm việc cùng một lúc dựa trên nó.

• Thời gian nghỉ theo lịch nhỏ trong suốt cả ngày cũng cho phép bạn đánh giá các vấn đề phức tạp có thể khiến bạn vấp ngã. 

• Giả sử nó sẽ mất nhiều thời gian hơn bạn mong đợi. 

Điều quan trọng là luôn có những yếu tố trong các trường hợp ngoài ý muốn có thể trì hoãn dự án của bạn. Đối với một số dự án nhất định, việc này có thể có nghĩa là không có các tài liệu cần thiết kịp thời. Vậy nên, nếu có trường hợp khẩn cấp xảy ra và bạn không thể đưa ra deadline đúng thời hạn, hãy cho người giao deadline cho bạn biết điều đó càng sớm càng tốt.

2. Giữ tổ chức

• Duy trì lịch cho mỗi ngày và gắn bó với nó. 

Tạo lịch các công việc phải làm hàng ngày cho phép chúng ta diễn giải trực quan công việc mà chúng ta phải làm. Đảm bảo bạn có kế hoạch cụ thể cho thời gian mỗi nhiệm vụ cần hoàn thành và bao gồm những thứ như nghỉ theo lịch trình thường xuyên.

Như đã nói ở trên, chia dự án của bạn thành 4 phần nhỏ hơn giúp bạn đáp ứng các mục tiêu và có thời gian nghiêm ngặt trong suốt dự án. 

Bạn có thể sử dụng lịch trực tuyến như lịch Google để cung cấp cho bạn lời nhắc bằng văn bản và email cho các deadline quan trọng.

• Viết ra một danh sách những việc mà bạn phải làm.

Việc không biết những gì bạn cần phải hoàn thành sẽ gây lãng phí thời gian. Vậy nên, hãy đảm bảo duy trì một danh sách rõ ràng các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành để đáp ứng thời hạn cho dự án của bạn.

Bạn có thể giữ danh sách này trên một tờ giấy vật lý hoặc tài liệu trực tuyến.

Khi bạn đã hoàn thành các nhiệm vụ trong danh sách của mình, hãy gạch bỏ chúng. Điều này cũng tạo động lực cho khá nhiều người đó.

• Giữ tất cả các tài liệu và email trong các thư mục được phân loại. 

Việc không thể tìm thấy các tài liệu quan trọng lãng phí rất nhiều thời gian và có thể gây căng thẳng. Sắp xếp tài liệu của bạn và phân loại chúng sẽ cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy thông tin quan trọng.

Lưu tất cả các email trong một thư mục mà bạn có thể truy cập sau này. Nếu có sự cố xảy ra trong dự án hoặc có tranh chấp, bạn có thể tham khảo lại các email cũ để xác minh khiếu nại của mình.

3. Tiếp tục nhiệm vụ không chần chừ

• Bắt đầu dự án của bạn ngay khi bạn có thể. 

Đừng trì hoãn một dự án vì deadline không kết thúc. Bạn bắt đầu một dự án càng sớm thì bạn sẽ hoàn thành nó càng sớm. Nếu bạn chờ đợi quá lâu, cuối cùng bạn sẽ gấp rút về thời gian khi deadline đến gần. 

Phân tích Paralysis chỉ ra khi ai đó phân tích một vấn đề quá lâu trước khi bắt đầu nó, điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ của dự án hoặc dự án không bao giờ được hoàn thành. 

• Hãy tự chịu trách nhiệm. 

Thật dễ dàng để đưa ra lời bào chữa, nhưng nó không giúp chúng ta học hỏi từ những sai lầm của mình. Thay vì đưa ra lời bào chữa, hãy nhìn vào tình huống một cách khách quan và xem xét liệu bạn có thể cải thiện nó hay không. Luôn chủ động hoàn thành công việc sớm và đừng đổ lỗi cho người khác nếu bạn không thể hoàn thành một dự án.

Ngoài ra, việc nói với bạn bè hoặc thành viên gia đình về thời hạn có thể thúc đẩy bạn hoàn thành đúng hạn. 

• Thay đổi môi trường của bạn. 

Môi trường là thứ gây tác động lớn đến tâm trạng của bạn. Nếu không gian làm việc bạn đang sử dụng khiến bạn mệt mỏi, hãy cân nhắc đến việc thay đổi nó.

• Ghé thăm một quán cà phê có thể là quyết định đúng đắn nếu bạn có thể thực hiện công việc của mình trên máy tính xách tay.

• Chỉ cần thay đổi phòng bạn đang ở cũng có thể giúp bạn làm việc hiệu quả.

Deadline là gì và tại sao mọi người thường bị căng thẳng trong việc hoàn thành deadline đến vậy, đó là do hầu hết mọi người không biết deadline thực ra cũng mang lại lợi ích cho mình như thế nào cũng như chưa biết đến những mẹo nhỏ để hoàn thành chúng dễ dàng hơn. Qua bài viết này, chúng tôi đã nêu ra những tác dụng đặc biệt của deadline cũng như gợi ý ba cách giúp bạn cảm thấy deadline nhẹ nhàng hơn.

>>> Xem thêm các bài viết:

• Động lực là gì và các cách tạo động lực cho bản thân
• Văn hóa công ty là gì và đặc trưng của văn hóa doanh nghiệp